Секретарь

Обязанности:

- организует встречу и обслуживание посетителей;

- организует график использования переговорной комнаты;

- принимает и распределяет входящие телефонные звонки,  фиксирует и передает информацию сотрудникам для которых она предназначалась;

- отправляет, получает и регистрирует  почтовую корреспонденцию;

- обрабатывает входящую электронную почту, поступающую на корпоративный  адрес и пересылает ее заинтересованным лицам;

заказывает курьерскую доставку, а так же выполняет функции курьера по заявкам подразделений компании, согласованных со своим руководителем;

- контролирует рабочее состояние офисного оборудования в зоне ресепшн (МФУ, принтеры, телефоны и др.) перед началом рабочего дня, а так же  принимает заявки о неисправности офисного оборудования от сотрудников. Сообщает системному администратору компании об обнаружении неисправностей и полученных заявках и по согласованию с ним вызывает мастера для их ремонта;

- контролирует такие санитарные нормы, как освещение, вентиляцию и температуру в помещении перед началом рабочего дня;

отвечает за поддержание чистоты офиса в зоне ресепшн и переговорной комнате в течение рабочего дня,  организует взаимодействие с уборщицей;

заказывает  авиа/ж/д билеты, бронирует гостиницы для сотрудников компании по заявкам подразделений, согласованных со своим руководителем;

организует снабжение офиса канцтоварами и другими расходными материалами, питьевой водой, средствами для уборки помещений и личной гигиены;

- осуществляет поддержку административных процедур (рассылает уведомления, поздравительные и информационные письма, проводит ознакомление сотрудников компании с документами и т.д.);

- выполняет поручения руководителей компании.

Контактное лицо: Дейнеко Анастасия, т. +7 (916) 762-16-56, a.deyneko@inforion.ru

Условия работы и компенсации:

- график работы: с 09:00 до 18:00 , пятница с 9:00 до 16:45, обеденный перерыв –  45 минут, выходные дни - суббота, воскресенье;

- удобное местонахождение офиса: ул. Семеновская Б., д.45 (между ст. метро Семеновская и Электрозаводская);

- во втором квартале 2018 г. планируется переезд в новый, уютный и комфортабельный офис в соседнем здании, с собственным тренажёрным залом, полностью оборудованной кухней и собственной парковкой;

- проездной билет для служебных поездок;

- чай, кофе за счет компании;

- дружный и весёлый коллектив;

- оформление по ТК РФ;

- медицинское страхование (полис ДМС РЕСО-Гарантия);

- должностной оклад 30 000  рублей, в том числе НДФЛ (13%). За высокие производственные показатели и результаты труда работнику может - выплачиваться вознаграждение в виде премии;

- испытательный срок: 3 месяца. Критерии прохождения – успешное выполнение функциональных обязанностей и задач, установление эффективного - - взаимодействия с  руководством и сотрудниками компании;

- возможен дальнейший карьерный рост в компании (обсуждается индивидуально).

Требования:

- не полное / высшее образование (преимущество выпускникам последнего курса, учащихся заочного и вечернего отделения, предпочтительно таких направлений, как менеджмент, управление персоналом и IT);

- уверенный пользователь ПК (работа с MS Office и оргтехникой);

- знание правил делового этикета;

- знание основ делопроизводства приветствуется;

- понимание и знание принципов организации снабжения офиса;

- такие личные качества, как: организованность, пунктуальность, исполнительность, внимательность, аккуратность, доброжелательность, не конфликтность, самодисциплина, стрессоустойчивость, самостоятельность в принятии решений, умение работать в режиме многозадачности, сообразительность, чувство ответственности, активность;

- грамотная устная и письменная речь;

- без вредных привычек;

-без опыта работы / опыт работы от 6 месяцев приветствуется (офис-менеджер, секретарь, администратор).